Documents obligatoires

LE CERTIFICAT DE TRAVAIL

L’employeur est obligé de délivrer au salarié qui quitte l’entreprise un certificat de travail. Cette obligation est valable aussi bien au terme d’un contrat à durée déterminée qu’au terme d’un contrat à durée indéterminée.

Le contenu du certificat de travail

Aucune forme particulière n’est exigée par la loi. Cependant, il est recommandé d’établir le certificat sur du papier à en-tête de la société.

Le certificat de travail doit obligatoirement préciser :

• le nom, l'adresse et la raison sociale de l'employeur
• le nom et l'adresse du salarié
• la date d'entrée dans l’entreprise. Il faut y inclure la période d’essai.
• la date à laquelle le contrat de travail prend fin. En cas de dispense de préavis, la date de sortie correspond au terme du préavis, même s’il n’est pas exécuté.
• la nature de l'emploi occupé. Il doit s'agir des fonctions réellement exercées. Si le salarié a occupé plusieurs postes, ils doivent y figurer avec les dates correspondantes.
• le lieu, la date de la délivrance du certificat
• la signature de l'employeur. S'il s'agit d'une société, la signature sera celle du représentant qualifié.

A noter :

Les conditions de délivrance du certificat de travail

Le certificat de travail doit être remis à l'expiration du contrat de travail, c'est-à-dire à l'expiration du préavis, qu’il soit exécuté ou non.

Pour faciliter au salarié ses démarches de recherche d'emploi, le ministre du Travail recommande aux employeurs de délivrer sans attendre une attestation précisant la date de fin du préavis et mentionnant la liberté laissée au salarié d'occuper entre-temps un nouvel emploi.

La seule obligation de l'employeur est de tenir le certificat à la disposition du salarié : c’est lui qui est tenu de venir le chercher sur son ancien lieu de travail. Le salarié doit donc le réclamer à son employeur si ce dernier ne le lui donne pas spontanément.

Les sanctions en cas de non-délivrance du certificat de travail ou de certificat défectueux

Le salarié qui reçoit un certificat de travail défectueux est fondé à demander des dommages et intérêts, s’il prouve qu’il a subi un préjudice.

Lorsque l’employeur reste passif malgré les demandes du salarié ou refuse de délivrer le certificat de travail à la fin du préavis, le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes en référé (il s’agit d’une procédure accélérée). Les juges pourront ordonner la remise de ce document sous astreinte.

L’employeur qui ne délivre pas ce certificat s’expose de plus à une sanction pénale (750 € d’amende).

Un salarié peut réclamer le certificat de travail non délivré dans les 30 ans qui suivent la rupture de son contrat de travail.

L’ATTESTATION ASSEDIC

La personne qui effectue sa demande d’allocation chômage doit fournir un certain nombre de pièces, dont une attestation de son employeur.

Le contenu de l’attestation Assedic

L’attestation est établi sur un pré-imprimé jaune fourni par l’Assedic. Il comprend une série de mentions obligatoires :

• l’identification de l’employeur ainsi que diverses renseignements sur l’entreprise (effectif, horaire de travail, etc.)
• l’identification du salarié
• des précisions sur l’emploi occupé (niveau de qualification, type d’emploi, durée de l’emploi, etc.)
• des informations sur la rupture du contrat (type de rupture, motif, date, etc.)
• les salaires et indemnités versés au salarié au cours des 12 derniers mois civils précédant la fin du contrat (y compris les indemnités de rupture)

Les conditions de délivrance de l’attestation Assedic

Cette attestation doit être remise à l'expiration du contrat de travail, c'est-à-dire à l'expiration du préavis. En cas de dispense de préavis par l'employeur, c'est à la fin du préavis que l’attestation est exigible. Elle est remise au salarié en même temps que le certificat de travail.

La seule obligation de l'employeur est de tenir l’attestation à la disposition du salarié : c’est le salarié qui est tenu de venir la chercher sur son ancien lieu de travail. Le salarié doit donc la réclamer à son employeur si celui-ci ne la lui donne pas spontanément.

A noter

Les recours du salarié en cas de non-délivrance de l’attestation Assedic

Lorsque l’employeur reste passif malgré les demandes du salarié ou refuse de délivrer l’attestation à la fin du préavis, l’Assedic, informée de ces difficultés, invite l’employeur à lui fournir sans délai ce document.  

Le salarié peut également saisir le conseil des prud’hommes en référé (il s’agit d’une procédure accélérée). Les juges pourront ordonner la remise de ce document sous astreinte.

En outre, l'employeur peut être condamné au versement de dommages-intérêts en cas de préjudice causé au salarié (ce préjudice peut être ici l’impossibilité d’obtenir les allocations chômage).

De plus, la non-remise de cette attestation expose l’employeur à une amende.

LE REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE

Qu’est-ce que le reçu pour solde de tout compte ?

Il s’agit d’une quittance que l’employeur remet au salarié au moment où il quitte l’entreprise. Son contenu est libre. Le plus souvent, il mentionnera précisément les sommes remises au salarié lors de la rupture de son contrat de travail.

Même si cette pratique est courante, rien n’oblige le salarié à signer ce reçu. Un reçu pour solde de tout compte est en effet un document purement facultatif, pour l’employeur et pour le salarié
De plus, s’il le signe, rien ne va lier le salarié à son contenu. Il pourra toujours contester par la suite le montant des sommes qui y figurent, et celles qui n’y sont pas mentionnées.

Quelle est la valeur de ce reçu ?

Depuis la loi du 17 janvier 2002, ce document n’a plus aucun effet libératoire à l’égard de l’employeur. Il s’agit d’un simple reçu qui ne le protège contre d’éventuelles réclamations ultérieures.

Le salarié peut donc contester toute somme figurant sur ce reçu.

Comment contester un reçu pour solde de tout compte ?

Le salarié peut contester ce reçu auprès de son ancien employeur, de préférence par lettre recommandée.
Il doit préciser les sommes qu’il conteste et les motifs de sa contestation.

Si le salarié et son ancien employeur ne parviennent pas à se mettre d’accord, le conseil des prud’hommes pourra être saisi.
Le salarié devra alors prouver que le montant des sommes qu’il conteste est inexact. Il a 5 ans pour réclamer toutes les sommes qui ont la nature de salaire, et 30 ans pour les autres (indemnités de licenciement, indemnités kilométriques, indemnités de congés payés par exemple).

LE BORDEREAU INDIVIDUEL D’ACCES A LA FORMATION (BIAF)

Il concerne les salariés recrutés sous contrat à durée déterminée par un employeur non-assujetti à l’avenant du 8 novembre 1991 à l'Accord national interprofessionnel du 3 juillet 1991 relatif à la formation professionnelle continue.

L’employeur doit leur remettre un bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF), avec leur dernier bulletin de paie.

Ce bordereau doit comporter les mentions suivantes :

• l’identification du salarié ;
• l’identification de l'entreprise ;
• les dates de début et de fin du contrat ;
• le montant des rémunérations versées au salarié ;
• l'adresse de l'organisme paritaire compétent ;
• l'adresse des organismes de recouvrement des cotisations de sécurité sociale, d'assurance chômage et de retraite complémentaire ;
• les taux de cotisations versées au titre du contrat à durée déterminée ;
• le rappel des conditions d'exercice du droit au congé individuel de formation.

Mise à jour : juin 2006