Obligations préalables à l’embauche
Toute personne qui
se propose d'occuper du personnel quelqu'en soit l'importance, dans un
établissement industriel ou commercial doit, avant d'occuper ce personnel, en
faire la déclaration.
Une déclaration préalable doit également être faite
:
- Si un établissement, ayant cessé d'occuper du personnel pendant 6 mois au
moins, envisage d'en occuper à nouveau ;
- Si un établissement occupant du personnel change d'exploitant ;
- Si un établissement occupant du personnel est transféré dans un autre
emplacement ou s'il est l'objet d'extension ou de transformation entraînant
une modification dans les industries ou commerce exercés.
Cette déclaration est effectuée par l'employeur au moyen d'une
lettre recommandée adressée à l'inspecteur du travail.
Elle précise
auxquels des cas prévus ci-dessus elle répond et indique :
- le nom et l'adresse du déclarant,
- l'emplacement de l'établissement,
- la nature exacte des industries ou des commerces exercés,
- s'il y a emploi d'enfants de moins de 18 ans ou de femmes
- s’il y a utilisation de force motrice ou d'outillage mécanique.
Attention
Le non-respect de cette disposition constitue une
contravention de 4e classe, punie d’une amende de 750 €, appliquée autant de
fois qu’il y a de salariés concernés.
A noter
Les chefs d’entreprise doivent aviser par écrit l'inspecteur
du travail de l'ouverture de tout chantier ou autre lieu de travail occupant 10
personnes au moins pendant plus d'une semaine.
Emploi des jeunes
En principe, il est interdit
d’employer un jeune qui n’est pas libéré de son obligation scolaire, c’est à
dire avant l’âge de 16 ans.
Toutefois, les mineurs, lorsqu'ils ont plus
de 14 ans, peuvent effectuer des travaux adaptés à leur âge pendant leurs
vacances scolaires. L'emploi des jeunes de moins de 16 ans est autorisé
uniquement pendant les périodes de vacances scolaires comportant au moins 14
jours ouvrables ou non, sous réserve que les intéressés bénéficient d'un repos
continu d'une durée au moins égale à la moitié de la durée totale de ces
vacances.
Les employeurs sont tenus d’en faire par écrit la demande à
l'inspecteur du travail dans un délai de 15 jours au moins avant l'embauche.
Cette demande indique :
- les nom, prénoms, âge et domicile de l'enfant,
- la durée du contrat,
- la nature et les conditions de travail auquel il est envisagé de
l'occuper.
Elle précise notamment l'horaire de travail et le
montant de la rémunération. Elle doit porter l'accord écrit et signé du
représentant légal de l'enfant.
L’absence de réponse de l’inspecteur du
travail dans un délai de 8 jours francs à compter de l’envoi de la demande sera
assimilée à une acceptation.
A noter
Un jour franc est un jour entier de 0 h à minuit. Lorsque le
délai expire un dimanche ou un jour férié, il est reporté de 24
heures.
L’inspecteur peut également autoriser l’embauche, sous
réserve de modifications ou adjonctions au contrat.
Attention
L'autorisation d'emploi peut être retirée à tout moment
s'il est constaté que l'enfant est occupé soit dans des conditions non conformes
à celles pour lesquelles l'autorisation a été donnée, soit en contravention aux
textes relatifs à la réglementation du travail.
Il est possible
d’embaucher des mineurs de plus de 16 ans, libérés de leur obligation scolaire,
sans autorisation particulière.
Emploi des jeunes en milieu artistique
Les enfants de moins de
16 ans ne peuvent, sans autorisation individuelle préalable, être, à quelque
titre que ce soit, engagés ou produits, soit dans une entreprise de spectacles,
sédentaire ou itinérante, soit dans une entreprise de cinéma, de radiophonie, de
télévision ou d'enregistrements sonores.
Une autorisation individuelle
préalable est également exigée pour les enfants engagés ou produits par une
personne physique ou morale en vue d'exercer une activité de
mannequin.
Cette autorisation est délivrée par le préfet, sur avis
d’une commission constituée au sein du conseil départemental de protection de
l'enfance, à laquelle est adjoint le directeur départemental du travail et de
l'emploi.
A noter
L’agence de mannequins doit être titulaire d’un agrément lui
permettant d’engager des enfants. C’est le préfet qui délivre ces
agréments.
Lorsque le mineur a plus de 13 ans, son avis
favorable écrit est requis.
Obligations postérieures à l’embauche
Le relevé des contrats de travail conclus ou résiliés
Les
employeurs occupant au moins 50 salariés sont tenus d'adresser, dans les 8
premiers jours de chaque mois, au directeur départemental du travail et de la
main-d’œuvre, le relevé des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du
mois précédent.
Ce relevé doit contenir les mentions suivantes :
- Nom et adresse de l'employeur ;
- Nature de l'activité de l'entreprise ;
- Nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et
qualification du ou des salariés dont le contrat a été conclu ou résilié ;
- Date d'effet du ou des contrats de travail ou de leur résiliation avec,
dans le cas de résiliation pour motif économique, l'indication de la nature de
ce motif.
Attention
Le non-respect de cette obligation constitue une
contravention de 4e classe, punie d’une amende de 750 €.
Le registre du personnel
Chaque entreprise doit tenir un
registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre
d'embauchage, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par
l'établissement à quelque titre que ce soit. Ces mentions sont portées sur le
registre au moment de l'embauchage et de façon indélébile.
Il doit
également comporter pour chaque salarié :
- Nationalité ;
- Date de naissance ;
- Sexe ;
- Emploi ;
- Qualification ;
- Dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
- Lorsqu'une autorisation d'embauchage ou de licenciement est requise, la
date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.
Les mentions suivantes doivent être portées :
- Pour les travailleurs étrangers qui doivent posséder un titre autorisant
l'exercice d'une activité salariée : le type et le numéro du titre valant
autorisation de travail. Les copies de ces titres doivent être annexées au
registre unique du personnel.
- Pour les jeunes travailleurs sous contrat d'apprentissage, de
qualification ou d'adaptation : la mention "apprenti", "contrat de
qualification" ou "contrat d'adaptation".
- Pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée : la mention
"contrat à durée déterminée".
- Pour les travailleurs à "temps partiel" : la mention "travailleur à temps
partiel".
- Pour les travailleurs temporaires : la mention "travailleur temporaire"
ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs :
la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs" ainsi que la
dénomination et l'adresse de ce dernier.
Les mentions
relatives à des événements postérieurs à l'embauchage doivent être portées au
moment où ceux-ci surviennent.
Les mentions obligatoires portées sur le
registre doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle
le salarié a quitté l'établissement.
Les entreprises peuvent déroger
à la tenue de ce registre pour tenir compte du recours à d'autres moyens,
notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont
maintenues. Elles doivent préalablement consulter les délégués du personnel.
L'employeur adresse à l'inspecteur du travail l'avis résultant de cette
consultation.
Le registre du personnel est tenu à la disposition des
délégués du personnel et des agents chargés du contrôle en matière de travail et
de sécurité sociale.
Attention
La non-tenue de ce registre constitue une contravention de
4e classe, punie d’une amende de 750 €. Cette amende est appliquée autant de
fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être
sanctionnées.
La déclaration unique d’embauche
À l’occasion de l’embauche d’un
salarié relevant du régime général de sécurité sociale ou du régime des salariés
agricoles, tout employeur, à l’exception des particuliers employant à leur
service des salariés et des employeurs soumis à une formule déclarative
spécifique, effectue sur un support unique dénommé « déclaration unique
d’embauche » (DUE) les déclarations et demandes prévues par les dispositions
légales.
La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) regroupe 7 formalités
liées à l’embauche d’un salarié :
- la déclaration nominative préalable à l’embauche destinée à l’URSSAF ;
- la déclaration d’une première embauche dans un établissement destinée à
l’URSSAF mais aussi à l’INSEE, aux ASSEDIC, à la CRAM. (Caisse Régionale
d’Assurance Maladie), à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et
de la Formation Professionnelle, aux services fiscaux ;
- la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité
sociale destinée à la CRAM, la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) et
l’INSEE ;
- la demande d’affiliation - pour une première embauche - au régime
d’assurance chômage destinée aux Assedic ;
- la demande d’adhésion à un centre de médecine du travail auprès de
l’organisme de médecine du travail compétent ;
- la déclaration d’embauche du salarié auprès du centre de médecine du
travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
- la liste, destinée à la CRAM, des salariés embauchés pour le
pré-établissement de la DADS. (Déclaration Annuelle des Données Sociales).
La Déclaration Unique d’Embauche est toujours faite auprès de
l’URSSAF (ou de la MSA) par courrier, télécopie, Minitel ou Internet. L’URSSAF
communique ensuite les informations à chaque service concerné (ASSEDIC, DDTEFP,
CRAM ...).
A noter
L’indisponibilité de ces moyens de communication ne dispense
pas l’employeur de son obligation de déclaration.
La
déclaration doit être remplie avant l’embauche : la partie concernant la
déclaration nominative préalable à l’embauche doit être produite avant
l’embauche (au plus tôt, dans les 8 jours qui précèdent).
Les autres
renseignements peuvent être fournis en même temps que la déclaration nominative
préalable ou complétés (si les informations ne sont pas immédiatement
disponibles), selon les cas, dans les 8 jours ou les 30 jours qui suivent
l’embauche.
L’URSSAF ou la MSA adresse à l’employeur un accusé de
réception qui prouve qu’il s’est bien acquitté de son obligation et lui permet
de contrôler l’exactitude des informations enregistrées.
Un volet
détachable est destiné au salarié pour valoir attestation
d’embauche.
Attention
L’absence ou le retard de déclaration est pénalement
sanctionné. De plus, l’employeur engage sa responsabilité et pourra être
condamné à dédommager le préjudice subi par le
salarié.
Mise à jour : janvier 2006